В тази статия ще Ви споделя малко практичен опит от така наречения „етикет за срещи”. Това понятие звучи странно за някои, като определение, но в частния сектор се държи много на познаването му.
Срещите, както знаем, ни помагат не само в личните взаимоотношения, но и в бизнеса, който развиваме.
Мисля, че ще се съгласите, че бизнес срещите в България са основен инструмент за начало и/или поддържане на добро бизнес партньорство.
В личен план, човек ако има интерес към някого, то винаги иска да се представи добре. Често сами се учудваме в каква светлина представяме своето АЗ, когато искаме да направим добро първо впечатление. В бизнеса, общо взето нещата седят по подобен начин, но времето показва, че ако сме се опитали да се представим „по-големи”, отколкото сме, евентуалното бъдещо партньорство с клиента може да бъде поставено на риск.
Рискът от провал не зависи само от нас, колкото и да сме подготвени за една бъдеща бизнес среща. Знаем, че дори в личен план, когато разчитате да се представите добре пред събеседника си, на срещата може да присъства и трето лице – ваш или на събеседника бизнес-партньор, което да обърка нещата. Същият е раздразнителен, немотивиран, което води до сваляне на положителна атмосфера, към която се стремите. Дали е било правилно този човек да присъства? Но знаем, че някои неща не зависят от нас и следва да се съобразяваме! Трябва да имаме предвид и че участието в бизнес срещи не е страст на повечето хора.
Като цяло, има няколко ключови правила за срещи, които трябва да се вземат под внимание всеки път, когато организирате или присъствате на среща, именно:
1. Елате на срещата навреме. Това правило сте го чували още от първите си дни в училище. Защо е важно? Когато се явите в уговорения част, макар и събеседникът да не е запознат с основни правила в етикета, той вътрешно вижда, че вие цените както неговото време, така и вашето собствено. За да покажете добър етикет, подгответе се предварително за срещата. Ако имате възможност, запознайте се предварително със събеседника, като разберете някои подробности за него. Също така, не губете времето с общи приказки, това ще ви спести време и енергия по време на срещата.
2. Представете се. В случай, че се познавате, но на срещата присъстват други хора, които не познават вас или ваши събеседници, то започнете с тяхното представяне. Прието е и да помолите хората от вашия екип да се представят пред останалите.
3. Добро настроение. Усмихвайте се! Дори срещу вас да стои немотивирано за срещата лице, никой не обича да вижда срещу себе си подобни хора. Ако вие създадете добра атмосфера, то половината работа е свършена. Когато говорим за усмивка, не забравяйте, че силният смях на глас е нещо съвсем различно! Внимавайте, може да се почувствате некомфортно и да постигнете „Обратен ефект”. – Не визирам групата, те са готини!
4. Бъдете добър слушател. Знам, че вече на тази четвърта точка си казвате, че и това го знаете, но защо го отбелязвам. Когато говорим за добър слушател, трябва да имаме предвид, че това ни дава възможност да бъдем отворени към разговора и да използваме всяка една възможност. Физическото присъствие не е достатъчно. В днешно време сме изключително ангажирани както в професионален, така и в битов план. Разсейваме се! Факт! Вие сте на среща, не си губете времето!
5. Задавайте въпроси. Не се притеснявайте да задавате въпроси по темата на разговора. Това ви прави ангажиран. Ако на срещата присъстват други, то може би не всяка тема да ви засяга, тъй като не сте ангажирани по нея, но прави добро впечатления, ако задавате уточняващи и/или последващи въпроси.
6. Допринасяйте и спазвайте за дневния ред на срещата и самата й цел. Желателно е да спазвате това правило! Защо? Това показва на събеседника/те, че сте ангажирани по темата. Как? Давайте идеи, задавайте въпроси, предлагайте решения.
7. Атакувайте проблема, а не човека. В практиката има срещи, на които се дискутира проблемен партньор. Ако го атакувате пред другите, вие не печелите нищо. И те са запознати с това обстоятелство. Говорете и представете факти и решения как да се предотвратят други вреди, които евентуално биха изникнали.
8. Не дръжте телефона пред вас. Мултитаскинг в срещи убива производителността. Хората, които използват телефоните си, лаптопи или таблети по време на среща, често са разсеяни. Освен ако устройството не е абсолютно необходимо за срещата, изключете го или го включете в режим на полет и го оставете.
9. Изчистете след себе си. Това е наистина от съществено значение, ако сте яли и пили по време на среща в заседателна зала. Трябва да изчистите и оставите нещата така, както са били, преди да седнете, за да не създавате неудобство за този, който впоследствие ще седне на вашето място.
Защо са важни тези правила при „етикет за срещи”? Важно е хората, които организират срещите ви да са запознати с тях и да ги спазват и прилагат. По този начин ще си спестите време и грижи –повярвайте. Ако сте гласували доверие на хора, които не ги спазват, то в един момент може да останете неприятно изненадани и разочаровани. Ако вие сте ангажирани с организирането на подобни срещи, но имате партньори и служители, които не спазват етикета, то съветът ми е да го обсъдите с тях.
